This is the first time for me joining something like this, ready or not, but the challenge must be winning. Okay, pake bahasa Indonesia aja karena target pembacanya adalah orang-orang senasib yang mungkin juga dag-dig-dug buat ngurus short visit visa, terutama yang belum familiar sama lokasi konjen-nya, terutama lagi mahasiswa IPB :D

Sipp, the first step is waiting for the invitation letter that sent to me (bacause only the original copy are permitted), after that I consulted my case in the ICO (International Collaboration Office). Denger-denger sih dulunya bisa urus visa lewat ICO, tapi kemaren waktu ke sana saya disuruh urus sendiri aja biar lebih murah, dan kali aja bisa gratis. Selanjutnya saya disuruh minta surat pengantar, minimal tanda tangan kadep, lalu nanti dikumpulkan bareng fotokopi pasport dan invitation-nya.

Agak lama sih, selama ngurus surat saya stuck di departemen 1 minggu, yakin 1 minggu karena tiap hari saya follow up, dan mentoknya di tandatangan pimpinan, dan itu wajar :D. Setelah surat pengantar dari departemen jadi, saya langsung buru-buru ke ICO untuk menyerahkan surat dan berkas-berkas lain yang diminta. Saya juga nggak lupa minta fotocopy rekening koran a.n. rektor, dan karena prosesnya cukup lama, saya diminta meninggalkan no HP dan akan dihubungi 2 hari kemudian.

Yap 2 hari kemudian, karena saya belum dihubungi juga, akhirnya pagi-pagi (sekitar jam 10an) saya mampir lagi ke ICO menanyakan surat-nya yang ternyata sedang dibuat. Saya diminta kembali siang hari setelah surat ditandatangani pimpinan.

Karena feeling besok saya harus apply visa ke Konsulat Jenderal Jepang di Jakarta, hari itu saya mulai lengkapi form (form-nya bisa cek disini) print foto sesuai ukuran, tulis itinerary dengan jelas (ini saya buat sesuai dokumen yang saya peroleh dari pihak Chiba University, meskipun saya harus berjuang mati-matian membaca tulisan kanji via google translate :D.

Yap, jam 14.30 WIB saya ditelepon dari ICO bahwa surat pengantar visa atas nama saya sudah selesai, dan saya langsung ambil ke rektorat. Sekalian sama fotokopi rekening koran-nya, sebenernya ini gak wajib sih, penggantinya bisa pake rekening koran punya kita sendiri dengan jumlah uang yang memadai untuk bea hidup kita selama di Jepang nanti. Meskipun sudah ada beasiswa yang menanggung kita di Jepang nanti, tapi berkas ini tetap syarat dalam pengurusan visa.

Setelah semua siap, yang nggak kalah pentingnya adalah mempelajari lokasi dan rute Japan Embassy di Jakarta, jangan sampai nyasar (atau minimal nyasarnya jangan jauh-jauh banget-lah). Karena lokasinya di Thamrin, perkiraan saya cukup naik kereta CL dari Bogor turun di Sudirman, dan sambung Trans-Jakarta, turun di sekitar-an Bundaran HI. Yap, trus dikasih link ini sama http://dwicadesyana.blogspot.com/2014/07/pejuang-visa-part-2-kedubes.html Ray, dan karena si penulis apply-nya juga baru awal-awal bulan ini, jadi kondisi real di lapangnya gak akan jauh berbeda.